Μεθοδολογία υποβολής δημιουργικών προτάσεων για την απλούστευση των διοικητικών πρακτικών που δύναται να συμβάλουν στην αποτελεσματική λειτουργία των δημοσίων επιχειρήσεων & οργανισμών

Παπαδόπουλος, Ιωάννης

Methodology for submitting creative proposals to simplify administrative practices that contribute in the efficient operation of public enterprises & organizations

Μεταπτυχιακή διπλωματική εργασία

Author

Παπαδόπουλος, Ιωάννης

Date

2022-04-11

Advisor

Μπουρής, Ιωάννης

Μεταπτυχιακή εργασία (4.382Mb)

Keywords

Δημιουργικές προτάσεις ; Μεθοδολογία ; Καινοτομία ; Μεταρρυθμίσεις ; Βελτίωση ποιότητας ; Διακυβέρνηση ; Δημιουργικότητα ; Εξυπηρέτηση ; Χρηστικότητα ; Παραγωγικότητα ; Δεξιότητες ; Κουλτούρα ; Παρακίνηση ; Αποτελεσματικότητα ; Αποδοτικότητα ; Έρευνα ; Διαδικασία ; Διαχείριση αλλαγών ; Δημόσιος τομέας

Abstract

Η παρούσα διπλωματική εργασία έχει ως αντικείμενο την μεθοδολογία υποβολής δημιουργικών προτάσεων στον Δημόσιο Τομέα από τους ίδιους τους Δημοσίους Υπαλλήλους. Ενδιαφέρον σίγουρα θα προκαλούσε το γεγονός εάν σήμερα θα δινόταν η δυνατότητα στον απλό υπάλληλο να συμμετέχει ενεργά σε διαδικασίες, οι οποίες θα οδηγούσαν την έννοια της δημόσιας διοίκησης σε έναν αέναο μεταρρυθμιστικό παράγοντα. Η αποτελεσματικότητα ενός συστήματος εξαρτάται από την εύρυθμη λειτουργία της κοινωνικής ομάδας που το απαρτίζει, με την προϋπόθεση να υπάρχουν αποτελεσματικές θεσμικές διαδικασίες. Ως γνωστόν οι διαδικασίες είναι ο κορμός της οργανωσιακής συμπεριφοράς μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Το κανονιστικό πλαίσιο που διέπει όμως την στοιχειοθεσία και την αποτύπωση των διαδικασιών είναι δομημένο επάνω στον στελεχιακό παράγοντα. Δύναται παρόλα αυτά όπως θα δούμε και παρακάτω να ενισχυθεί, ώστε να βελτιωθεί η ανάλυση που εφαρμόζεται στις κανονιστικές διαδικασίες, στην ποιότητα καθώς και στην αποτελεσματικότητά τους. Σημαντικός παράγοντας για την συμβολή των μεταρρυθμίσεων δεν είναι άλλος από τον ανθρώπινο παράγοντα. Οι ευκαιρίες που μπορούν να δοθούν στο ανθρώπινο δυναμικό να συμβάλει σε μεταρρυθμίσεις συνιστά ένα σπουδαίο παράγοντα για την αύξηση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας των δημοσίων οργανώσεων. Θα μπορούσε άλλωστε να απεικονιστεί ως ένα εργαλείο επιχειρούμενης διοικητικής μεταρρύθμισης με σκοπό την επίτευξη των στόχων. Στον Ιδιωτικό Τομέα και ειδικότερα οι μεγάλες και επώνυμες επιχειρήσεις, δίνουν την δυνατότητα στο προσωπικό να γίνονται αρωγοί στο έργο τους, όχι μόνο με τα εργασιακά τους καθήκοντα αλλά και με την πνευματική τους συνεισφορά. Η προσπάθειά τους στο να συνεισφέρουν και να βελτιώσουν το επιχειρησιακό έργο δίνει το κίνητρο στην απόδοση επιβραβευμένων δράσεων από την μεριά των επιχειρήσεων, με εκατέρωθεν πλεονεκτήματα. Για παράδειγμα ένας υπάλληλος μιας επιχείρησης αντιλαμβάνεται ότι με την παραγωγική μέθοδο κατασκευής ενός Χ εξαρτήματος που ακολουθεί η επιχείρηση, το κόστος παραγωγής ανέρχεται στα Ψ ευρώ. Εάν παρακαμφθεί για παράδειγμα η Ω διαδικασία η οποία δεν θα αλλάξει την ποιότητα του τελικού προϊόντος, τότε το κόστος θα μειωθεί σε Ψ-1. Το αποτέλεσμα λοιπόν θα είναι όφελος για την επιχείρηση. Όφελος σαφώς θα είναι και για τον υπάλληλο που αντιλήφθηκε, κατέγραψε και απέστειλε την πρόταση βελτίωσης στο αρμόδιο τμήμα συλλογής των προτάσεων. Η επιτροπή κρίνοντας την πρόταση θα προβεί αρχικά σε πιλοτικές μεθόδους αλλαγής της παραγωγικής διαδικασίας και εάν εντέλει η διαδικασία επιφέρει κέρδος για την επιχείρηση, τότε θα υιοθετηθεί. Τέτοιες περιπτώσεις και παρόμοια παραδείγματα στον Ιδιωτικό Τομέα επιβραβεύουν το προσωπικό με τιμητικές διακρίσεις έως και χρηματικά έπαθλα. Παρακάτω στο κεφάλαιο 4 αναφέρεται αντίστοιχη μελέτη περίπτωσης από θυγατρική εταιρεία της Siemens. Όπως αντιλαμβάνεται κανείς κάτι αντίστοιχο λείπει από τον Δημόσιο Τομέα και οι Δημόσιοι Υπάλληλοι εκτός από τα καθήκοντά τους δεν λαμβάνουν μέρος σε ανεύρεση δράσεων και μεθοδολογιών, από τις οποίες πιθανόν να εμφανιστούν σπουδαίες λύσεις σε δυσοίωνα προβλήματα τα οποία μπορεί να έχουν σχέση με την εξυπηρέτηση του πολίτη, θέματα που αφορούν την απλούστευση της πολυνομίας, την επικαιροποίηση οργανογραμμάτων, σε παθογένειες του κράτους, την γραφειοκρατία, μεροληψίες κλπ. Οι επαναπροσδιοριστικές επιδιώξεις θα πρέπει να έχουν στόχο και σκοπό την παραγωγικότητα, την αποδοτική χρήση των πόρων και την αποτελεσματικότητα έτσι ώστε το κράτος να αποτελεί έναν μοχλό συνεχούς ανάπτυξης και εγγυητή της κοινωνικής δικαιοσύνης. Μπορεί η τεχνολογία και οι επιστήμες να εξελίσσονται καθημερινώς και να έχουν καταφέρει πράγματα που στο παρελθόν τα θεωρούσαμε αδύνατα, εντούτοις μία αξία παραμένει σταθερή, ο άνθρωπος. Ας επενδύσουμε σε αυτόν. Παρακάτω λοιπόν θα παρουσιαστεί το πως θα μπορούσε να υλοποιηθεί κάτι αντίστοιχο και στον Δημόσιο Τομέα, ήτοι με ποιο τρόπο θα μπορούσε να έχει τη δυνατότητα ένας δημόσιος υπάλληλος να καταθέσει μία πρόταση βελτίωσης, με ποια λογική θα μπορούσε να γίνεται η συλλογή των προτάσεων αυτών και πως θα έφταναν σε μία επιτροπή η οποία θα είναι υπεύθυνη για το αποτέλεσμα, την εξέλιξη και την εισήγηση προς υλοποίηση των δημιουργικών προτάσεων.

Abstract

The object of this dissertation is the methodology of submitting creative proposals to the Public Sector by the Civil Servants themselves. It would certainly be interesting if today the ordinary employee were given the opportunity to actively participate in processes, which would lead the concept of public administration to a perpetual reform factor. The effectiveness of a system depends on the proper functioning of the social group that makes it up, provided that there are effective institutional processes. As is well known, processes are the backbone of the organizational behavior of a company or an organization. However, the regulatory framework that governs the typewriting and recording of procedures is structured on the executive factor. Nevertheless, as we will see below, it can be strengthened in order to improve the analysis applied to regulatory procedures, their quality as well as their effectiveness. An important factor for the contribution of the reforms is none other than the human factor. The opportunities that can be given to human resources to contribute to reforms are an important factor in increasing the efficiency and effectiveness of public organizations. After all, it could not be portrayed as a tool of attempted administrative reform in order to achieve the goals. In the Private Sector, and especially the large and well-known companies, they enable the staff to become assistants in their work, not only with their work duties but also with their intellectual contribution. Their effort to contribute and improve the business work motivates the performance of rewarding actions on the part of companies, with mutual benefits. For example, an employee of a company realizes that with the production method of manufacturing an X component followed by the company, the production cost is Ψ euro. If, for example, the Ω process is bypassed which will not change the quality of the final product, then the cost will be reduced to Ψ-1. So the result will be a benefit for the business. It will clearly be a benefit for the employee who perceived, recorded and sent the improvement proposal to the competent collection department. The commission, judging by the proposal, will initially proceed with pilot methods of changing the production process and if in the end the process brings profit to the company, then it will be adopted. Such cases and similar examples in the Private Sector reward staff with honors and even cash prizes. At the fourth following part below is a case study from an affiliated company of Siemens. As one realizes, something similar is missing from the Public Sector and the Civil Servants, apart from their duties, do not take part in finding actions and methodologies from which important solutions to difficult problems that may be related to the service of the citizen may appear, issues associated with the simplification of pluralism, updating of organizational charts, pathogenesis of the state, bureaucracy, partiality, etc. Redefining aspirations should aim at productivity, resource efficiency and efficiency so that the state is a lever for continuous development and a guarantor of social justice. Technology and science may be evolving on a daily basis and have accomplished things that we previously thought were impossible, however a value remains constant, human. Let's invest in him. Below will be presented how something similar could be implemented in the Public Sector, how a civil servant would be able to submit a proposal for improvement, how these proposals could be collected and how they would reach a committee which will be responsible for the result, the development and the suggestion for the implementation of the creative proposals.