Καταγραφή προγράμματος διαχείρισης εγγράφων του ΙΚΑ Αταλάντης
Management program recording of IKA Atalanti’s documents
Λέξεις-κλειδιά
Αρχειονομία ; Διαχείριση αρχείων ; Πρόγραμμα ; Δημόσιος οργανισμός ; ΈγγραφαΠερίληψη
Η παρούσα Πτυχιακή Εργασία έχει ως στόχο να παρουσιάσει σε πρώτη φάση τον κλάδο της αρχειονομίας, τα καθήκοντα ενός αρχειονόμου, καθώς και τον κώδικα δεοντολογίας της αρχειονομίας που είναι υψίστης σημασίας και οι αρχειονόμοι πρέπει να κινούνται με βάση αυτόν κατά γράμμα.
Στη συνέχεια, περνάμε στη δεύτερη φάση που αφορά τη διαχείριση των αρχείων ή αλλιώς Record Management. Με την πάροδο του χρόνου, λογικό και επόμενο είναι να έχει συσσωρευτεί μια πληθώρα αρχείων τόσο χαρτώων όσο και έντυπων ηλεκτρονικών αρχείων, τα οποία θα πρέπει να διαχειρίζονται και να αντιμετωπίζονται με συγκεκριμένο τρόπο, καθώς καθένα από αυτά έχει τη δική του αξία και χρησιμότητα, για τον φορέα στον οποίο ανήκουν. Μέσω όλων αυτών είναι εύκολα αντιληπτή η ανάγκη προγραμμάτων για την αποτελεσματικότερη και γρηγορότερη διαχείριση τους.
Έπειτα, στο τρίτο κεφάλαιο περνάμε στην ανάλυση ενός από τους κυριότερους δημόσιους φορείς της Ελλάδος και συγκεκριμένα ασφαλιστικό φορέα, το Ίδρυμα των Κοινωνικών Ασφαλίσεων ΙΚΑ. Αρχικά γίνεται μια ιστορική αναδρομή του συγκεκριμένου οργανισμού – ιδρύματος και παρουσίαση του, δηλαδή τι πρεσβεύει. Επιπρόσθετα, το συγκεκριμένο κεφάλαιο έχει ως στόχο την καταγραφή του προγράμματος διαχείρισης εγγράφων του ΙΚΑ γενικότερα και κυρίως της Αταλάντης, καθώς και του κύκλου ζωής των εγγράφων που το απαρτίζουν. Η καταγραφή θα βασίζεται στο πρότυπο ISO 15489:2016 βάσει του οποίου αποτυπώνεται ο αποτελεσματικός και συστηματικός έλεγχος της δημιουργίας, διακίνησης και διάθεσης αρχείων σε οργανισμούς. Μέσα από αυτό θα αποκαλυφθούν και τα πλεονεκτήματα – μειονεκτήματα από τη χρήση του προγράμματος αυτού.
Τέλος, στο τελευταίο κεφάλαιο της εργασίας παρατίθεται ένα ερωτηματολόγιο, το οποίο συντάχθηκε προκειμένου να εντοπισθούν τυχόν υπάρχοντα προβλήματα στο συγκεκριμένο οργανισμό, τόσο από τη μεριά των εργαζομένων όσο και των πολιτών. Από το ερωτηματολόγιο αυτό προκύπτουν κάποια δεδομένα, τα οποία μελετήθηκαν λεπτομερώς και οδήγησαν σε κάποια συμπεράσματα. Επιπλέον, διατίθεται και φωτογραφικό υλικό, στο οποίο αποτυπώνεται η τωρινή φύλαξη του χαρτώου αρχείου του ΙΚΑ Αταλάντης που δεν έχει φτάσει ακόμη στο στάδιο της ψηφιοποίησης του.
Περίληψη
The aim of this Thesis is to present in the first phase the field of archiving, the duties of an archivist, as well as the code of ethics of archiving which is of the utmost importance and archivists must follow it to the letter.
Next, we move on to the second phase which concerns the management of the files or Record Management. Over time, it makes sense that a wealth of both paper and printed electronic files have accumulated, which should be managed and treated in a specific way, as each has its own value and utility, for the body to which they belong. Through all this, the need for programs for their more efficient and faster management is easily understood.
Then, in the third chapter, we move on to the analysis of one of the main public bodies in Greece and specifically an insurance body, the Social Insurance Institution IKA. Initially, there is a historical review of the specific organization - institution and its presentation, what it stands for. In addition, this chapter aims to record the IKA document management program in general and mainly Atalanti’s IKA, as well as the life cycle of the documents that make it up. The recording will be based on the ISO 15489: 2016 standard, based on which the effective and systematic control of the creation, distribution and distribution of files to organizations is reflected. Through this, the advantages - disadvantages of using this program will be revealed.
Finally, in the last chapter of the work, a questionnaire is presented, which was prepared in order to identify any existing problems in the specific organization, both on the part of the employees and the citizens. From this questionnaire some data emerge, which were studied in detail and led to some conclusions. In addition, photographic material is available, which captures the current storage of Atalanti’s IKA archive, which has not yet reached the stage of its digitization.
Αριθμός σελίδων
53Σχολή
Σχολή Διοικητικών, Οικονομικών & Κοινωνικών ΕπιστημώνΑκαδημαϊκό Τμήμα
Τμήμα Αρχειονομίας, Βιβλιοθηκονομίας και Συστημάτων ΠληροφόρησηςΓλώσσα
ΕλληνικάΣυλλογή
Εκτός από όπου επισημαίνεται κάτι διαφορετικό, το τεκμήριο διανέμεται με την ακόλουθη άδεια:
Αναφορά Δημιουργού - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή 4.0 Διεθνές
Αναφορά Δημιουργού - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή 4.0 Διεθνές