Η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση - Μελέτη περίπτωσης του e-ΕΦΚΑ
The electronic document management in e-government - Α case study of e-EFKA
Λέξεις-κλειδιά
Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων ; Electronic Document Management System ; Ηλεκτρονική διακυβέρνηση ; Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων ; E-government ; Μοντελοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών ; ΣΗΔΕ ; EDMSΠερίληψη
Η Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση χρησιμοποιώντας τις ΤΠΕ αποσκοπεί στο να συμβάλλει στον εκσυγχρονισμό του κράτους και κατ' επέκταση και της δημόσιας διοίκησης, ώστε να γίνει πιο αποτελεσματική κι αποδοτική. Στα πλαίσια εκσυγχρονισμού της δημόσιας διοίκησης εντάσσεται και η ψηφιοποίηση των δημόσιων υπηρεσιών. Επιδιώκεται να εκσυγχρονιστεί το κράτος και να απλοποιηθούν οι διοικητικές διαδικασίες με τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού περιβάλλοντος. Η σωστή εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης θα εξασφαλίσει τόσο για τους πολίτες όσο και για επιχειρήσεις και οργανισμούς οι μεταξύ τους συναλλαγές να πραγματοποιούνται πιο εύκολα, σε λιγότερο χρόνο και με χαμηλότερο κόστος.
Τα έγγραφα αποτελούν το κυριότερο μέρος της λειτουργίας ενός οργανισμού. Η σημασία τους είναι καθοριστική αφού, μεταξύ άλλων, λειτουργούν ως μέσα επικοινωνίας, ως εταιρική μνήμη καθώς επίσης και ως διαδικασία τέλεσης των εταιρικών εργασιών. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων θεωρούνται εδώ και πολύ καιρό ως η απάντηση σε πολλά προβλήματα, που σχετίζονται με το χαρτί. Ένα ΣΗΔΕ αναφέρεται συνήθως σε ένα μηχανογραφημένο σύστημα, που διευκολύνει τη δημιουργία, σύλληψη, οργάνωση, αποθήκευση, ανάκτηση, χειρισμό και ελεγχόμενη κυκλοφορία εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.
Είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι τα συστήματα αυτά διαχειρίζονται έγγραφα με ηλεκτρονικό τρόπο και όχι τις πληροφορίες ή τις γνώσεις, που περιέχονται στα έγγραφα αυτά. Το αντίκτυπο τους έχει να κάνει με την αποτελεσματικότητα που παρέχουν στην αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων καθώς και στην πρόσβαση σε πληροφορίες. Θα γίνει αναφορά στους παράγοντες που επηρεάζουν την εφαρμογή ενός ΣΗΔΕ αλλά και στις προδιαγραφές, που πρέπει να έχει, για να είναι λειτουργικό και αποδοτικό. Η παραδοσιακή μορφή διαχείρισης εγγράφων δεν είναι πλέον μια ρεαλιστική λύση για πολλούς οργανισμούς και μπορεί να είναι μια δαπανηρή και χρονοβόρα διαδικασία. Η εγκατάσταση του συστήματος είναι σχετικά εύκολη αλλά η διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας και χρήσης του εξαρτάται από διάφορους παράγοντες.
Περίληψη
e-Government using ICT aims to contribute to the modernisation of the state and, by extension, the public administration, in order to make it more effective and efficient. The digitisation of public services is part of the modernisation of public administration. The aim is to modernise the state and simplify administrative procedures by creating an electronic environment. The correct implementation of e-government will ensure that for citizens, businesses and organisations alike, transactions between them can be carried out more easily, in less time and at lower cost.
Documents are the main part of an organisation's operations. Their importance is crucial since, among other things, they serve as a means of communication, as a corporate memory and as a process for carrying out corporate business. Document management systems have long been seen as the answer to many paper-related problems. An EMS usually refers to a computerized system that facilitates the creation, capture, organization, storage, retrieval, handling and controlled circulation of documents in electronic form.
It is important to realize that these systems manage documents electronically and not the information or knowledge contained in those documents. Their impact has to do with the efficiency they provide in storing and retrieving documents and accessing information. The factors that influence the implementation of an EMS and the specifications that it must have in order to be functional and efficient will be discussed. The traditional form of document management is no longer a realistic solution for many organisations and can be a costly and time consuming process. Setting up the system is relatively easy but ensuring that it works and is used effectively depends on a number of factors.
Αριθμός σελίδων
117Σχολή
Σχολή Διοικητικών, Οικονομικών & Κοινωνικών ΕπιστημώνΑκαδημαϊκό Τμήμα
Τμήμα Διοίκησης ΕπιχειρήσεωνΤίτλος Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών
Δημόσια Διοίκηση – Δημόσιο ΜάνατζμεντΓλώσσα
Ελληνικά
Εκτός από όπου επισημαίνεται κάτι διαφορετικό, το τεκμήριο διανέμεται με την ακόλουθη άδεια:
Αναφορά Δημιουργού - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή 4.0 Διεθνές
Αναφορά Δημιουργού - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή 4.0 Διεθνές