Προκλήσεις και προοπτικές στη διοργάνωση υβριδικών συνεδρίων
Challenges and prospects in the organization of hybrid conferences
Λέξεις-κλειδιά
Υβριδικό συνέδριο ; Συνεδριακός τουρισμός ; Οργάνωση συνεδρίων ; COSPAR ; Hybrid conference ; Conference tourismΠερίληψη
Τα επιστημονικά συνέδρια συνιστούν θεμελιώδες συστατικό της ακαδημαϊκής πορείας των ερευνητών, παρέχοντάς τους τη δυνατότητα να ενημερώνονται για τις πιο πρόσφατες εξελίξεις και τάσεις στον εκάστοτε επιστημονικό κλάδο, ενώ παράλληλα τους προσφέρουν την ευκαιρία να παρουσιάζουν το ερευνητικό τους έργο στην επιστημονική κοινότητα. Αυτές οι εκδηλώσεις είναι απαραίτητες για τη δημιουργία δικτύων και την ανάπτυξη συνεργασιών, με ιδιαίτερη σημασία για τους ερευνητές που βρίσκονται στα αρχικά στάδια της σταδιοδρομίας τους. Λόγω της πανδημίας COVID-19 και των ταξιδιωτικών απαγορεύσεων και περιορισμών, τα δια ζώσης (on site) συνέδρια από τον Μάρτιο του 2020 ακυρώθηκαν, αναπρογραμματίστηκαν ή μεταφέρθηκαν σε διαδικτυακό περιβάλλον, επιτρέποντας στους επιστήμονες να παρουσιάσουν την έρευνά τους και να αλληλοεπιδράσουν με μέλη της κοινότητας τους εικονικά ανοίγοντας ένα νέο κεφάλαιο στη διεξαγωγή συνεδρίων.
Η διεξαγωγή των συνεδρίων σε διαδικτυακές πλατφόρμες έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως τη προσβασιμότητα σε ένα πιο διευρυμένο κοινό, επιτρέποντας τη συμμετοχή εξ αποστάσεως, το χαμηλότερο κόστος συμμετοχής και με μηδενικά έξοδα μεταφοράς και διαμονής, καθώς και τη δυνατότητα συμμετοχής στο επιστημονικό πρόγραμμα διακεκριμένων διεθνών προσωπικοτήτων που σε ένα φυσικό συνέδριο το κόστος μεταφοράς και διαμονής τους στην εκάστοτε πόλη πραγματοποίησής του θα ήταν απαγορευτικό για τα οικονομικά δεδομένα αρκετών συνεδρίων. Χάρη σε αυτά τα πλεονεκτήματα, πολλά διαδικτυακά συνέδρια παρουσίασαν υψηλότερα ποσοστά συμμετοχής σε σύγκριση με τα δια ζώσης συνέδρια. Τα διαδικτυακά συνέδρια, ωστόσο, έχουν ορισμένα μειονεκτήματα, όπως περιορισμένη αλληλεπίδραση μεταξύ των συμμετεχόντων, επιπτώσεις στην υγεία λόγω της παρακολούθησης μεγάλου χρονικού διαστήματος μέσω μίας ηλεκτρονικής συσκευής (laptop, tablet, τηλεόραση, κινητό, οθόνη), περιορισμό στην ευκαιρία ανοιχτής συζήτησης και αλληλεπίδρασης μεταξύ συμμετεχόντων-ομιλητών-χορηγών αλλά και τεχνικά ζητήματα κατά την διεξαγωγή τους που μπορεί να δημιουργήσουν σημαντικές αλλαγές και καθυστερήσεις στο χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του προγράμματος.
Τα Υβριδικά συνέδρια είναι μια εξελιγμένη μορφή των συνεδρίων η οποία συνδυάζει τη δια ζώσης και διαδικτυακή παρακολούθηση, αποτελώντας μια λύση που θα μπορούσε να αντιμετωπίσει τις αδυναμίες που εντοπίζονται στην αποκλειστικά δια ζώσης ή διαδικτυακή διεξαγωγή τους. Τα Υβριδικά συνέδρια ακολούθησαν την μετά COVID-19 εποχή και το επιστημονικό κοινό δείχνει να ανταποκρίνεται θετικά σε αυτή τη μορφή συμμετοχής. Ωστόσο, οι προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν οι διοργανωτές αυτής της μορφής συνεδρίων είναι πολλές μιας και η επιτυχία της εκδήλωσης διάφορους παράγοντες, όπως τον πολύ καλό προγραμματισμό και οργάνωση τους, την οικονομική βιωσιμότητα του συνεδρίου καθώς και την ευελιξία και άμεση δράση όπου κριθεί αναγκαίο.
Η παρούσα εργασία θα επιχειρήσει να καταγράψει τις ευκαιρίες και τις προκλήσεις που κλήθηκε να αντιμετωπίσει τόσο ο φορέας διοργάνωσης όσο και ο PCO κατά το σχεδιασμό και τη διεξαγωγή του παγκόσμιου συνέδριου διαστημικής έρευνας και τεχνολογίας CΟSPAR (COSPAR 2022 - 44th Scientific Assembly) το οποίο έλαβε χώρα στην Αθήνα στις 16-24 Ιούλιου του 2022, προσελκύοντας διεθνείς διαστημικούς οργανισμούς και επιστήμονες από όλο τον κόσμο.
Περίληψη
A researcher's academic career gains significant value from attending scientific conferences since they provide them the opportunity to exhibit their work to the scientific community and stay current on changes in their field. For early-career researchers in particular, these opportunities are essential for networking and the creation of connections. Since March 2020, on-site conferences have been canceled, rescheduled, or relocated to an online setting due to the COVID-19 pandemic and travel bans and restrictions. This has allowed scientists to present their work and get involved with the community while essentially starting a new chapter in conference history.
Transferring conferences to online platforms has numerous advantages, including better accessibility to a larger audience, which allows remote participation, lower participation expenses, and no transportation or accommodation costs, as also the chance to worldwide renown speakers to participate in the scientific program, which would be impossible in a physical conference due to budget restraints. Because of these benefits, many online conferences had higher attendance rates than in-person conferences. Online conferences, on the other hand, have some disadvantages, such as limited interaction between participants, health effects from on-screen viewing, a limitation of the opportunity for open discussion and interaction between the parties, and technical issues that can cause significant changes and delays in the schedule.
Conferences that combine online and in-person attendance, known as hybrid conferences, are an advanced model that offer a potential answer to issues that may arise from in-person or online encounters. The post-COVID-19 era was marked by hybrid conferences, and the scientific community appears to have embraced this mode of involvement. However, the obstacles that organizers of this type of conference encounter are numerous, as the success of the event is directly dependent on solid organization and planning, financial viability, adaptability, and rapid response if whenever necessary.
The goal of this paper is to document the opportunities and difficulties that the PCO and organizer encountered while organizing and running the COSPAR 2022 - 44th Scientific Assembly, which drew scientists and space agencies from all over the world to Athens from July 16–24, 2022.
Αριθμός σελίδων
61Σχολή
Σχολή Διοικητικών, Οικονομικών & Κοινωνικών ΕπιστημώνΑκαδημαϊκό Τμήμα
Τμήμα Διοίκησης ΤουρισμούΓλώσσα
ΕλληνικάΣυλλογή
Εκτός από όπου επισημαίνεται κάτι διαφορετικό, το τεκμήριο διανέμεται με την ακόλουθη άδεια:
Αναφορά Δημιουργού - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή 4.0 Διεθνές
Αναφορά Δημιουργού - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή 4.0 Διεθνές